Dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, VETTA FLOORING S.A.S. , con domicilio en la ciudad de Itagüí.
– Antioquia, pone a conocimiento de los Titulares de los Datos Personales, los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por la empresa para hacer efectivos esos derechos y darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

La presente Política se aplica a toda información personal de los clientes, prospectos, contratistas, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a VETTA FLOORING S.A.S.

1. Responsable el Tratamiento de Datos Personales

El responsable del tratamiento de sus datos personales es VETTA FLOORING S.A.S., ubicada en la CALLE 123# 7 – 51, Oficina 503, Bogtá. Teléfono (601) 7611222, y correo electrónico: admin@vettaflooring.com Tratamiento y Finalidades

Los Datos Personales tratados son sometidos a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los encargados o terceros que tienen acceso a los datos personales por virtud de Ley o contrato, mantienen el tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la empresa.
• Cumplir con los procesos internos en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
• Selección de personal, gestión de contrataciones, acceso de los empleados a los sistemas de información de la empresa.
• Prestar servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la empresa, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales se prestarán servicios.
• Utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
• Procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
• Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con nuestro negocio con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
• Enviar correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con los clientes, trabajadores, proveedores y usuarios de sus diferentes aplicativos en pro de actividades informativas, publicitarias, promocionales o de mercadeo.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y que son comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la empresa.

Los datos personales que será recolectados y que utiliza VETTA FLOORING S.A.S., para la normal comunicación con sus clientes, contratistas, proveedores, empleados, tiene que ver con la siguiente información:

• Identificación: Datos como nombres y apellidos, género, profesión u oficio, con el fin de individualizar al titular de los datos personales, y para el caso de trabajadores, realizar los procesos necesarios en el área de recursos humanos dentro de la empresa.
• Datos de Ubicación: Tener contacto permanente con el titular de los datos personales. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas. Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios. Solicitar productos y servicios requeridos. Presentar peticiones ante el proveedor.
• Datos Socioeconómicos: Evaluación como cliente potencial.
• Datos Biométricos: En las instalaciones que tenemos monitoreo por grabaciones de video, la información tiene como finalidad brindar seguridad a la infraestructura. Verificar la calidad del servicio que se le presta al titular o que el titular presta a externos de VETTA FLOORING S.A.S.
• Datos Sensibles: Para dar cumplimiento con las obligaciones derivadas de la relación laboral (Trabajadores).
• Otros: Información comercial y publicitaria. Para realizar campañas de fidelización del proveedor. Evaluar la calidad de los productos y/o servicios.

3. Derechos del titular de los datos personales

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la empresa o los encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento está expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la empresa, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
• Presentar solicitudes ante la empresa o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales y a que éstas le entreguen tal información.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
• Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la empresa, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la empresa o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del responsable.
• Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
• Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
• Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
• Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de la empresa para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
• Conocer a la dependencia o persona facultada por la empresa frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

Los Titulares pueden ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad pueden ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo pueden ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

4. Deberes de los responsables del tratamiento de los datos personales

Los responsables del tratamiento de datos deben cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Ley.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos Consultas:

La empresa dispone de mecanismos para que el Titular y aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la empresa

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

La empresa dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen quejas o reclamos respecto de Datos Personales Tratados que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la empresa. Estos mecanismos son físicos como trámite Oficial directamente en la oficina principal de VETTA FLOORING S.A.S. ubicada en la Calle 123 # 7 – 51, oficina 503, Bogotá, a través del correo electrónico admin@vettaflooring.com, o telefónicamente al (601) 7611222, donde se podrán recibir las inquietudes, peticiones, quejas o reclamos al respecto del manejo de la información recopilada.

El reclamo debe ser presentado por el titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:

• Debe contener el nombre y documento de identificación del titular.
• Debe contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
• Debe indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
• Debe acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
• La empresa antes de atender el reclamo verifica la identidad del titular del dato personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

6. Actualización de esta Política

VETTA FLOORING S.A.S. se reserva el derecho de actualizar la presente Política cuando así lo requiera de acuerdo a sus procedimientos internos y ejercicio de sus actividades, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento escrito, publicación en el sitio web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología, por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.

7. Vigencia

Esta Política rige a partir del 01 de enero de 2016. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.